Uno de los grandes desafíos de administrar una tienda de ropa, ya sea física o virtual, es aprender cómo controlar eficientemente el inventario, de modo que se minimicen riesgos como la falta de existencias o costos excesivos de almacenamiento. 

Si bien estos problemas afectan a todo tipo de negocio, es importante considerar que en el caso de este sector, existen factores externos que pueden impactar en el nivel de stock, como los cambios en las tendencias de moda o el clima.

Por ello, en esta nota, abordaremos todo lo que necesitas saber para gestionar adecuadamente el inventario de tu tienda de ropa. 

¿En qué consiste la gestión de inventario?

Un inventario es una lista detallada de los recursos que componen el patrimonio de una empresa en un momento determinado. 

Aunque por lo general solemos pensar exclusivamente en los productos en venta, los inventarios pueden ser de materias primas, elementos en producción, suministros, etc.  Para este artículo, nos centraremos en los inventarios de los bienes adquiridos para la venta, también conocidos como mercancías.

La gestión de inventarios en una tienda de ropa consiste en el control y seguimiento de las mercancías en almacenamiento, con el fin de mantener un flujo constante que permita al negocio tener las existencias suficientes para cubrir la demanda. Parte importante de esta gestión es realizar las reposiciones pertinentes para asegurar que la empresa tenga el stock preciso para no perder ventas ni incurrir en gastos excesivos de almacenamiento.

¿Cuáles son los retos de gestionar el inventario de una tienda de ropa?

El sector moda conlleva retos especiales, como la estacionalidad de los productos, ya sea por factores climatológicos o por tendencias. Los negocios necesitan considerar estos factores y anticiparse a estas fluctuaciones para poder planificar sus compras y mantener una cantidad de stock óptimo. Un exceso de mercancía podría llevar no solo a costos altos, sino también a incrementar el riesgo de deterioro y obsolescencia.  

Por otro lado, la cantidad de productos que usualmente una tienda de ropa maneja puede dificultar la gestión, sobre todo si consideramos las variantes por tallas y colores. 

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¿Cómo llevar el inventario de tu tienda de ropa?

Existen diversos métodos para gestionar el inventario. Muchos emprendimientos  recurren al inventario manual como un medio para ahorrar costos, ya que no requiere de herramientas digitales. Si bien puede parecer un método accesible para negocios pequeños, a la larga su uso puede acarrear muchos problemas, como pérdida de los registros, errores, problemas para actualizar la información, entre otros. 

Otras opciones son llevar el inventario con una hoja de cálculo en Excel y con un software de inventario. A continuación te explicaremos en qué consiste cada una y cuál es la mejor alternativa para tu negocio. 

Llevar el inventario de tu tienda de ropa en Excel: ventajas y desventajas

Puedes llevar el inventario de tu tienda con una hoja de cálculo de Excel. Para ello, solo necesitarás colocar en las columnas los datos que te ayuden a identificar los productos, como descripción del producto, código, cantidad, proveedor, fecha de recepción y cantidades. En caso de que cuentes con variaciones del producto por talla o colores, te recomendamos colocar esta información también.

Ejemplo:

Ventajas de llevar tu inventario con excel:

• Es gratuito: puedes armar tu inventario con una hoja de cálculo de Google Sheets.

• Accesibilidad: si trabajas en la nube, contarás con acceso a este documento desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.

• Personalización: tendrás plena libertad para escoger qué información colocar en las columnas.

• Todos pueden usarlo: no requiere equipos especializados ni conocimientos avanzados en el manejo de programas informáticos.

Desventajas de llevar tu inventario con excel:

• Consumo de tiempo: digitar la información de tus productos puede consumir tiempo valioso, el cual podrías dedicar a tareas que generen más valor para tu negocio. Asimismo, sintetizar la información de las hojas de cálculo para generar reportes te podría tomar horas o incluso días. 

• Información desactualizada: uno de los principales problemas de llevar tu inventario con excel es que debes actualizar de forma manual la información cada vez que realices una venta o ingreses nueva mercancía. Esto puede ocasionar que el inventario esté desactualizado. Esto es muy grave, ya que sin información precisa no sabrás cuándo reponer tu stock y podrías perder ventas. 

• Errores humanos: a diferencia de los sistemas automatizados, con excel debes llenar de forma manual la información, lo que conlleva a errores u omisiones. 

• Dificultad para escalar: a medida que crezca tu negocio y tu mercancía aumente, tendrás más dificultades para controlar tu inventario usando solo una hoja de cálculo. Con grandes cantidades de datos, el excel puede volverse lento y poco práctico. 

• Poco control: un trabajador con acceso al documento podría realizar cambios sin que te des cuenta. Esto debido a que es más difícil hacer seguimiento a las acciones realizadas por otros usuarios o ponerles un límite. 

• Funciones básicas: ya que el programa no fue diseñado exclusivamente para esta tarea, el Excel carece de herramientas avanzadas o especializadas que te ayuden a optimizar la gestión de tu inventario. 

¿Te conviene usar excel para hacer el inventario de tu tienda de ropa? Nuestra respuesta es que, si bien puede ser una herramienta útil para los pequeños emprendimientos, si tu intención es hacer crecer tu negocio, este recurso será insuficiente. 

Llevar el inventario de tu tienda de ropa con un software especializado: ventajas y desventajas

En una industria donde la demanda puede variar significativamente dependiendo de factores externos como las tendencias de moda o el clima, es importante adoptar medidas que te ayuden a tener una visibilidad completa del stock. La mejor forma de lograrlo es a través de un software de venta que incluya funciones de inventario.

A continuación te presentamos las ventajas y desventajas de esta alternativa.

Ventajas de llevar tu inventario con un sistema:

• Información en tiempo real de tu inventario: con un software no necesitas llenar la información de tu inventario de forma manual cada vez que realices una venta, sino que esta se actualizará de forma automática. Gracias a ello, puedes mantener al día tu inventario y conocer el estado de tu stock en todo momento, lo que te ayudará a prevenir el agotamiento de existencias. 

• Ahorro de tiempo: gracias a la automatización que te brindan los sistemas de inventario, ahorrarás mucho tiempo y esfuerzo. Además, estos sistemas se conectan con herramientas como lectores de código de barra, lo que te ayudará a contar con más rapidez tu mercancía cuando sea el turno de hacer un inventario físico. 

• Precisión: disminuye las probabilidades de errores u omisión de información.

• Escalabilidad: estos sistemas están preparados para recibir grandes cantidades de información, lo que significa que podrían adaptarse sin problemas a las necesidades de tu negocio en crecimiento. 

• Sincronización: si vendes a través de diversos canales o sucursales, podrás mantener tu inventario sincronizado.

• Más control: todos los movimientos quedarán registrados, por lo cual te será más fácil llevar un control y detectar cualquier tipo de error o uso indebido. 

• Reportes de inventario: muchas de estas herramientas permiten generar reportes, los cuales son útiles para predecir la demanda y así lograr una mejor planificación de tus compras. 

Desventajas de llevar tu inventario con un sistema:

• Costo: necesitas realizar una inversión para adquirir el sistema y mantenerlo. 

• Tiempo de aprendizaje: es probable de que tengas que dedicar más tiempo para capacitar a tu equipo en esta herramienta. 

En conclusión, usar un software especializado te ayudará a tener un control más eficiente de tu inventario, lo cual genera no solo un ahorro de tiempo, sino de esfuerzo y potencialmente de dinero. Recuerda que una mala gestión puede generar sobrecostos y pérdidas de ventas. Por ello, si bien estas herramientas implican una mayor inversión inicial, en el mediano o largo plazo, podrían contribuir a reducir costos. 

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Tips para llevar el inventario de tu tienda de ropa

Independientemente del método que escojas para controlar tu inventario, considera seguir estas recomendaciones:

• Analiza patrones de ventas pasados para planificar eficientemente tus compras. 

• Establece criterios claros para planificar tus pedidos de reposición. Por ejemplo, puedes fijar una cantidad de stock mínima antes de hacer una compra o ajustar tus pedidos en función a la demanda estacional. 

• Capacita al equipo responsable del inventario sobre el uso de herramientas, procedimientos y mejores prácticas. Así reducirás las probabilidades de errores y lograrás mejorar la calidad de los registros.  

Controla tu inventario con Bsale e impulsa tus ventas

Bsale es un sistema de venta y gestión comercial diseñado para simplificar la administración de los negocios. Mediante la digitalización de los procesos, Bsale permite a los empresarios vender fácilmente sus productos, emitir facturas electrónicas, controlar su inventario minuto a minuto, crear una tienda online y mucho más.

Ya sea que poseas una tienda física de ropa o comercialices tus productos exclusivamente por Internet, el módulo de inventario de Bsale te permitirá tener plena visibilidad de tus productos en stock. Así sabrás cuándo hacer tus pedidos de reposición y qué cantidad comprar, de modo que evites tanto el desabastecimiento como el exceso de almacenamiento.

Si tienes más de una sucursal o vendes por varios canales, tendrás la posibilidad de sincronizar tu inventario y realizar despachos internos de tu stock entre diferentes sucursales o almacenes. 

Bsale permite a los empresarios crear reportes automatizados de inventario, con los cuales podrás revisar tu stock actual, conocer el valor total de tu inventario y ver la tarjeta de existencias de un producto. También tendrás acceso a información sobre las entradas y salidas de tus productos.  

Finalmente, cabe mencionar que Bsale es un sistema que funciona en la nube, lo cual significa que no necesitas instalarlo en tu computadora, sino que puedes acceder a él desde cualquier tipo de dispositivo conectado a internet. Bsale además cuenta con una interfaz muy amigable, que no requiere de conocimientos avanzados de informática.

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