Tener tu inventario bajo control es muy importante para tu negocio, ya que te ayuda a optimizar los costos de almacenamiento, evitar quiebres de stock, detectar posibles robos hormiga, etc. Si estás por hacer un inventario para tu negocio, en este artículo te brindamos algunas recomendaciones para que este proceso sea exitoso. 

¿Qué es un inventario y qué tipos existen?

Un inventario es un listado detallado de los recursos que, durante un periodo determinado, conforman el patrimonio de una empresa, entre los que se encuentran bienes, productos o materiales, los cuales serán alquilados, vendidos, utilizados o transformados. 

Los inventarios pueden clasificarse de acuerdo a distintos criterios. Por ejemplo, si nos referimos a los tipos de productos, los inventarios pueden ser de materias primas, productos terminados, en proceso de fabricación, entre otros. Por otro lado, si nos fijamos en la funcionalidad, existen inventarios de productos en tránsito, de seguridad o reserva, o de previsión o estacional.

También se pueden diferenciar los inventarios virtuales de los físicos. Los primeros se realizan mediante un sistema informático y sirven para realizar una consulta rápida del stock. El inventario físico, por su parte, consiste en el conteo manual de cada artículo. Este procedimiento permite verificar que los datos del sistema son correctos. 

Finalmente, también se pueden clasificar los inventarios de acuerdo a su frecuencia, lo que nos lleva a la siguiente pregunta. 

¿Con qué frecuencia se debe realizar un inventario? 

No existe una respuesta única. Lo más recomendable es hacerlo al menos una vez al año. Sin embargo, dependiendo de las necesidades de tu negocio y los recursos que tengas a tu disposición, es posible que tengas que realizarlo con una frecuencia mayor.

Por ejemplo, si te dedicas a la venta de productos estacionales, te conviene realizar inventarios periódicos, que pueden ser semanales, mensuales o trimestrales. De esta forma, podrás asegurarte de contar con los niveles adecuados de stock durante los periodos de más ventas. Este tipo de inventario también te sirve si cuentas con productos con fechas de caducidad.

Por otro lado, si no cuentas con muchos productos o no tienes suficiente personal para hacer inventarios más frecuentes, puedes recurrir a los inventarios anuales. 

Algunas empresas optan por realizar inventarios permanentes, lo que les permite tener visibilidad de su stock en todo momento. No obstante, para poder realizarlo, necesitas contar con herramientas informáticas que actualicen automáticamente tu stock con cada entrada o salida. 

Prepárate para hacer tu inventario

Antes de empezar con el conteo, considera realizar estas acciones: 

• Identifica qué artículos vas a contabilizar y los lugares en los que realizarás el inventario.

• Organiza a tu equipo. Es necesario que todos estén capacitados para la tarea.

• Escoge la herramienta con la que realizarás tu inventario. Puedes hacerlo de forma manual, con un excel o a través de un sistema de inventario. Esta última alternativa es más conveniente si cuentas con muchos productos, tendrás mucho movimiento o quieres llevar un control más eficiente y rápido de tu stock. 

Consejos para hacer tu inventario

Ahora que estás listo para llevar a cabo tu inventario, sigue estas recomendaciones para evitar imprecisiones en tu conteo:

• Para evitar interrupciones o distracciones que te lleven a cometer errores, realiza el inventario en un día en el que no atiendas al público u horas antes del horario de apertura. Si no es una opción, escoge un día u horario con baja actividad. 

• Si cuentas con muchos productos o servicios, una recomendación es dividir el inventario en secciones o áreas para realizar el conteo de forma organizada.

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Mantén el control de tu inventario

Una vez completado el inventario, es importante establecer un sistema de control con el cual puedas llevar un registro actualizado y detallado de tus productos o servicios. Esto te permitirá prevenir pérdidas o excesos de inventario, y te ayudará a tomar decisiones informadas sobre la compra y venta de tus productos o servicios.

Recuerda que debes registrar todos los movimientos que se realicen, es decir todas las entradas y salidas de tus productos, para así mantener tu inventario actualizado. Asimismo cada cierto tiempo debes realizar un inventario físico para verificar que la mercadería registrada en el sistema coincida con la del almacén. 

¿Por qué utilizar un sistema de inventario?

En la actualidad, existen diversos sistemas de inventario que te pueden ayudar a llevar un control más efectivo de tus productos o servicios. Estas herramientas te permiten automatizar el registro de entradas y salidas de tu stock, con lo que podrás ahorrar tiempo y evitar errores manuales.

Por ejemplo, con el Sistema de Venta y Gestión Comercial de Bsale puedes vender a través de diversos canales o sucursales y mantener tu inventario sincronizado. Así, tu stock siempre estará actualizado. 

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