El control de inventarios es fundamental para las empresas de todos los rubros y tamaños. Nos permite verificar la cantidad de existencias que tenemos en el almacén, planificar nuestras compras, optimizar los costos de almacenamiento, entre otros beneficios.  

Ya sea que tengas una tienda de alimentos, un restaurante o una empresa de servicios, necesitas llevar un control de tus productos, suministros, materia prima, etc. Por eso, en este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber sobre inventarios. 

¿Qué es un control de inventario?

Es el proceso por el cual se monitorea y gestionan las existencias de un negocio o emprendimiento. Esto se logra a través de varios mecanismos de control, que pueden ir desde lo más simple (un cuaderno donde se anotan todos los productos en almacén) hasta lo más sofisticado (software con control de inventario en tiempo real). 

Además, existen diferentes métodos en función a las características de los bienes almacenados, ya que no es lo mismo llevar el inventario de productos terminados que materias primas. 

¿Qué información puedes revisar a través del control de inventarios? Lo más básico es poder monitorear las entradas y salidas de tu mercancía, es decir, tus compras y tus ventas. También puedes calcular el nivel de rotación de tus productos o el costo total de tu inventario, para saber cuánto dinero tienes invertido en tu negocio. 

Beneficios de llevar un buen control de inventario

Como mencionamos en párrafos anteriores, todos los negocios necesitan llevar el control de su inventario. Incluso si se dedican a vender servicios y no productos, necesitan contabilizar los bienes con los que trabajan, como computadoras, muebles, útiles de oficina, entre otros.

Algunos beneficios que pueden obtener los negocios de gestionar adecuadamente su inventario son:

• Garantizar que exista suficiente mercancía para satisfacer la demanda de los clientes.

• Mejorar los costos de almacenamiento, ya que ayuda a prevenir el desabastecimiento o el exceso. 

• Evitar la interrupción de la producción.

• Optimizar la planificación de compras y la toma de decisiones con respecto a la producción, distribución, ventas, etc.

¿Cómo hacer el control de inventario en tu negocio?

Existen muchas formas de hacerlo, algunas más complejas que otras. Si tienes un emprendimiento que apenas está empezando, puedes empezar con una hoja de cálculo en excel o Google Drive. En este artículo te contamos cómo hacer un inventario en excel. Además, te regalamos una plantilla gratuita donde podrás registrar fácilmente las entradas y salidas de tu mercancía. 

No obstante, si cuentas con una empresa consolidada, que maneja un número alto de productos o en el que es indispensable monitorear distintas etapas de producción, te recomendamos contar con un sistema que te permita automatizar esta gestión. 

Existen diferentes opciones en el mercado. Una de ellas es Bsale, con la cual podrás controlar tu inventario minuto a minuto, sincronizar tus ventas por distintos canales, generar reportes de todos los movimientos de tus productos, agilizar el conteo físico del inventario y mucho más. Haz clic en este enlace para conocer todos los beneficios de llevar tu control de inventario con Bsale.

Métodos de control de inventario

Como mencionamos al inicio de este artículo, existen diversas formas de gestionar el inventario, que se ajustan a diferentes tipos de negocios o tipos de mercancías.  Algunos de los métodos más conocidos son:

1) Método EOQ

Acrónimo de Economic Order Quantity (que en español significa “cantidad económica de pedido”), este método consiste en determinar la cantidad óptima de productos a comprar para minimizar los costos totales relacionados con el inventario. 

Al realizar un pedido de reposición, debemos considerar no solo el costo de la mercancía, sino también los gastos del transporte y el almacenamiento. La fórmula EOQ busca hallar un equilibrio en todos los costos, para lo cual se requiere ajustar los pedidos de modo que no se generen excesos pero tampoco escasez. 

El método EOQ es ideal para negocios que tengan una demanda constante y fácil de predecir. Los costos tampoco deben fluctuar considerablemente entre pedidos.

2) Método PEPS o FIFO

En este método (cuyas siglas se traducen como First In First Out, o Primera entrada, primera salida), los primeros artículos en llegar al almacén son los primeros en ser vendidos. Esto ayuda a reducir el riesgo de deterioro o devaluación de la mercancía en el almacén. 

Este sistema requiere de un seguimiento muy preciso y constante de las entradas y salidas de mercancías. Si comercializas productos con fecha de caducidad, como alimentos o cosméticos, el método PEPS puede ser el indicado para ti.

3) Método ABC 

Se trata de clasificar el inventario en tres categorías: 

• A: consisten en el 20% del inventario, pero tienen un valor equivalente al 80% del mismo. Esto quiere decir que son productos de alto valor para el negocio y por ello requieren de un cuidado más estricto.

• B: en esta categoría se ubican los productos de valor intermedio.

• C: la última categoría está comprendida por los productos de menor valor, por lo que requieren de menor seguimiento.

Esta forma de clasificación permite a los negocios identificar los productos críticos que les generan más ventas y rentabilidad. Así, pueden organizar mejor su inventario. 

4) Just in time

En español significa “justo a tiempo”. Consiste en mantener en el almacén la cantidad precisa de productos en el momento justo para poder cubrir la demanda. El objetivo de este método es reducir los costos de almacenamiento y transporte. 

Este sistema conlleva ciertos riesgos, ya que si no existe suficiente coordinación entre todos los agentes que participan en la cadena de suministros, la empresa podría perder ventas por falta de abastecimiento.

¿Qué tan frecuente debes realizar el conteo del inventario?

Aún si usas sistemas automatizados para controlar tu inventario en el día a día, es importante cada cierto tiempo realizar un conteo físico de tus existencias. Esto te permitirá verificar que no existe un desfase entre los registros y el inventario real. Además, podrás detectar cualquier irregularidad, como señales de deterioro o robos.

Esta tarea puede demandar tiempo si no cuentas con herramientas tecnológicas que te permitan agilizar el conteo. Por ejemplo, al usar un sistema como Bsale, que se conecta a una lectora de barras, te tomará menos tiempo registrar todos los artículos de tu inventario.

¿Con qué frecuencia se debe realizar el inventario? Aunque la respuesta dependerá del tipo de producto que vendas o la cantidad de mercancía a tu disposición, por lo general se recomienda hacerlo al menos una vez al año. 

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¿Necesitas mantener tu inventario bajo control pero sin sacrificar tiempo que podrías dedicar a mejorar tus ventas? Un software de control de inventario como Bsale es tu mejor opción, ya que se encargará de actualizar automáticamente tus existencias luego de cada venta. Además te permitirá registrar fácilmente el ingreso de nueva mercadería y generar reportes que te ayuden a identificar los productos de mayor rotación. 

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